档案管理制度

来源:武宁廉政网 发布时间:2020-10-31 一键分享:

为加强委档案管理,提升规范化管理水平,制定本制度。

一、机关档案工作任务

1、机关各室、各派驻机构和巡察机构对形成的各种文件资料,按照文书和业务部门立卷归档制度和要求,进行收集、整理、立卷、归档。

2、对各室、各派驻机构和巡察机构自留资料归档工作进行指导和协调。

3、对委机关档案实行规范化管理。

二、归档范围及要求

委机关在工作活动中形成的需要归档和具有保存价值的各种文件、资料(含声像资料)均列入归档范围。

1、中央、省、市、县下发的文件;委机关在工作中形成的文件、资料;委领导或机关工作人员以委名义出席上级纪检监察机关召开的会议带回的资料,委各种会议或重要活动形成的文件、资料和声像资料等,归入文书档案和音像档案。

2、县纪委、县监委初核案件、立案案件、备案案件、申诉案件和信访资料,归入案件档案。

3、县纪委在干部人事工作中形成的资料,有关个人部分归入干部人事档案,其他归入文书档案。

4、县纪委财务工作中形成的各种帐册、票据,归入财会档案。

三、立卷要求

1、立卷分工和时限要求。

(1)各室在工作中形成的文件、资料由各室办负责立卷。文书档案由办公室、组宣部、党风政风监督室、九江市党员干部警示教育武宁基地、巡察办立卷;初核案件档案由承办室立卷交信访室,立案案件、备案案件、申诉案件档案由审理室立卷;案件监督、线索等档案交案管室立卷;信访件档案由信访室立卷;干部人事档案、声像档案(包括照片、磁带)由组宣部立卷。

(2)领导干部廉政档案由案管室会同党风政风监督室立卷保管。

(3)当年的文书档案、案件档案,一般应在翌年三月份移交档案室。财会档案在财务室保留二年后移交档案室。信访件档案在信访室保留三年后移交档案室。

(4)干部人事档案由组宣部保管。

(5)巡察机构档案由巡察办统一保管。

2、组卷原则。

(1)中央、省、市、县四级文件,委机关当年发出的文件由办公室按各自类别和形成的先后时间顺序组卷;每次会议的有关文件、资料,由办公室分别单独组卷;以委名义召开的会议和重要活动的声像资料,由专人整理后组卷、归档保管。

(2)案件档案以结案为准,以案件为单位组卷,实行一案一卷或一案多卷。

(3)信访件档案,按年度组卷。

(4)干部人事档案按干部人事管理部门的要求组卷。

3、案卷质量要求。总的原则是遵循文件资料形成的过程的内在联系,保持文件统一完整,区别不同特点,便于保管和利用。

(1)归档文件资料的分类、份数,以及文件的页次均应完整、齐全。

(2)在归档的文件资料中,应当将每份文件的正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别装订在一起,不要分开。

(3)不同年度的文件要分开立卷,跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的放在请示年立卷;跨年度的总结放在针对年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;各类案件资料放在结案年立卷。

(4)卷内资料排列应根据文件形成的特点,将密不可分的资料放在一起。县纪委文书卷,采取按时间顺序和突出工作重点两种方式,针对不同情况进行排列,会议卷可将报告、重要讲话排列在前,会务性文件排列在后。综合文件卷按文件形式时间和文号先后排列。案件卷按案件审理有关要求进行。卷内资料排列还应遵守文件形成的一般特点,批复放前、请示放后;正稿放前,附件放后;印件放前,手稿放后。

(5)卷内文件资料应按排列顺序,依次编写页号。页号应该统一缩写在文件资料正面的右上角。

(6)案卷要按规定填写卷内目录。对文件资料的题名,不要随便更改;没有题名的,要针对文件内容拟写题名,没有年、月、日的文件资料,要查证清楚。

(7)案卷封皮填写,题名要简明确切,一般包括卷内文件资料内容、名称和责任者。书室格式必须一致,字迹要工整、清晰。

(8)案卷资料装订应去掉金属物,对破损资料要进行修补裱糊,字迹不清的要复制;复制件与原件一并立卷,卷内资料须排列整齐,并采用三孔一线的方法装订。

四、档案的管理

1、县纪委、县监委文书档案按年度和文号进行分类,分永久卷、短期卷排列编号。反映纪检工作的排列在前,监察工作的排列在后。案件处分档案按年度和姓氏组卷,分别入柜保存。

2、档案室必须符合保密、安全要求,具备防火、防潮、防鼠、防虫、防高温、防强光等设施,以保证档案的完全和完整无损。

3、办公室每年要对档案室的档案保存情况进行一次全面检查,检查结果要及时向主管领导报告。

五、档案的查询

1、委机关工作人员查阅一般文书档案,到档案室办理查阅手续即可。查阅秘密文件、县纪委常委会议记录,须经分管办公室领导批准,方可到档案室办理查阅手续进行查阅。

2、委机关工作人员查阅案件档案,须经分管案件和审理的常委批准后,方可到档案室办理登记手续进行查阅;查阅信访件档案,须经分管信访的常委批准,方可到档案室办理登记手续进行查阅。

3、外单位查阅一般文书档案,按规定必须要二人持有单位介绍信,写明查阅文件的内容、年度和目的,经办公室分管领导批准,到档案室办理登记手续后方可进行查阅。

4、查阅档案必须在档案室进行,档案管理人员必须在现场,查阅人不得在卷文件上圈点划线,不准随意抄摘复制。确须抄摘复制时,须经办公室分管领导批准,抄摘复制部分要进行登记,抄摘复制单位必须对文件内容保密。案件档案一般不得摘抄复制。

5、档案文件一般不得外借,特殊情况需外借时,必须经分管办公室常委批准,重要档案外借须报经委主要领导同意。外借时须办理借阅手续,限期归还,归还时档案管理人员要认真清点。

六、档案的移交与统计

1、依据国家档案局颁发的《机关档案工作条例》规定,定期将本机关保存十年的永久档案,连同卷宗目录(一式三份)和有关检索工具、参考资料一并向县档案局移交。

2、认真执行档案统计制度。对档案的收进、移出、保管、利用、销毁等情况,应及时、准确统计,明确记载,按规定向同级地方档案业务管理机关报送档案工作情况统计表。

3、根据文书档案保管期限的划分,定期对超过保管期限各类档案加以鉴别、审定,对丧失继续保存价值的档案文件进行有计划的销毁。档案资料须销毁时,要报领导同意,重要的档案资料须经县纪委常委会研究决定。销毁工作由办公室牵头,相关人员组成鉴定小组,开展鉴定销毁工作。

七、档案工作的组织领导

委机关档案工作业务上接受上级纪检监察机关和县档案管理机关的监督和指导,由办公室承担协调管理工作。分管办公室领导主管,办公室主任直管,并指定办公室一名同志从事档案日常管理。